Politique de confidentialité

Dans le cadre des services d’ergothérapie offerts, le traitement et la protection des renseignements personnels va comme suit :

Collecte

Ne seront collectées que les informations essentielles à la mise en oeuvre des services offerts. Les informations consignées de manière manuscrite lors d’un contact téléphonique ou lors d’une rencontre en personne avec le client sont éventuellement déchiquetées ; seules les informations nécessaires à la constitution et à la tenue du dossier clinique sont conservées dans le dossier client électronique, tenu dans un logiciel prévu à cette fin (plateforme sécurisée). Lorsque des informations sont obtenues auprès d’un tiers (une personne autre que la personne qui est évaluée, par exemple, son agent d’assurances ou conseiller en réadaptation), le consentement à cet échange d’informations aura été obtenu au préalable auprès de la personne visée par le service. La transmission de renseignements personnels à l’ergothérapeute via courriel est à la discrétion de la personne évaluée. Il est fortement encouragé que la personne utilise un service de chiffrement des documents transmis avant de les envoyer.

Utilisation

Les renseignements personnels recueillis ne sont utilisés qu’aux fins de la mise en oeuvre des services. Ils ne sont disponibles qu’à l’ergothérapeute-propriétaire.

Communication

Les renseignements personnels ne sont transmis qu’aux personnes et organismes auxquels la personne évaluée a consenti préalablement. Ils sont envoyés via des plateformes sécurisées, lorsque disponibles, par télécopie ou par courrier. Pour des raisons de convivialité et d’efficacité, lorsque la communication des informations est réalisée par courriel simple avec le consentement de l’évalué, le message ne contient pas de données nominatives et le document transmis, le cas échéant, est protégé d’un mot de passe donné au destinataire dans une communication différente.

Conservation

Les renseignements personnels que possède AG Ergo Conseils en version papier sont conservés dans un classeur barré avant leur destruction et leur numérisation dans le logiciel de tenue de dossiers, dûment protégé et dont les serveurs sont hébergés au Canada. Les documents transportés dans le cadre des services offerts à domicile le sont dans une valise barrée.

Destruction

Conformément aux règles déontologiques de l’OEQ, les informations sont conservées pendant 5 ans après la fin des services. Ils sont par la suite supprimés sur le serveur du logiciel de tenue de dossier. Tous les documents papier qui contiennent des renseignements personnels sont déchiquetés dès qu’ils ne sont plus nécessaires à la prestation des services ou qu’ils ont été numérisés.

Droits d’accès

Un client qui souhaite avoir accès à ses renseignements personnels peut en faire la demande à l’ergothérapeute- propriétaire, aux coordonnées ci-dessous, qui y donnera suite dans les 30 jours. Si un incident de confidentialité était découvert, AG Ergo Conseils s’engage à suivre les modalités prévues par la loi à cet effet, selon le risque de préjudice établi et à tenir un registre des incidents. Pour toute question relativement au traitement et à la protection de vos renseignements personnels ou pour rejoindre la personne responsable de ceux-ci (madame Annie Gagnon, ergothérapeute-propriétaire), veuillez nous contacter au :